داشتن نماینده اختیاری است. شما می توانید با سازمان های زیادی در ارتباط باشید و از خدمات آنها استفاده کنید اما سازمان ملل ترجیح می دهد که برای پیگیری پرونده ی پناهجویی با یک سازمان در ارتباط باشد. چنانچه شما مایل باشید که با یک سازمان دیگر کار کنید باید به هر دو سازمان اطلاع دهید تا اقدامات لازم انجام پذیرد. معمولا شما باید نامه ای را مبنی بر عزل فرد/سازمان قبلی و تعیین فرد/سازمان جدید را تهیه و امضا کنید و برای سازمان ملل ارسال نمایید.