مصاحبه ی تعيين پناهندگی به صورت فردى و جداگانه با هر پناهجو، یعنی متقاضى اصلى و تک تک اعضای بزرگسال خانواده و وابسته در يک پرونده، انجام مي شود. مصاحبه با كمك يك مترجم به زبانى كه توسط پناهجو ترجيح داده شده انجام مي شود و از پناهجو پرسيده خواهد شد كه آيا مترجم را متوجه مي شود یا خیر
پناهجو مي تواند ترجيح زن يا مرد بودن مصاحبه كننده را اعلام كند. جزئیات محتواى مصاحبه، به همراه تمامى سوالاتى كه توسط افسر ارزياب و جواب هايى كه توسط پناهجو داده مي شود، توسط افسر ارزياب در کامپیوتر ثبت مي شود، همچنين برای ضبط صدا رضایت پناهجو پرسیده خواهد شد
تمامى محتواى مصاحبه ی تعیين وضعیت پناهندگى كاملا محرمانه باقى خواهد ماند و در ابتداى مصاحبه مشاوره های لازم به پناهجو داده خواهد شد. افسر ارزياب از پناهجو خواهد خواست كه به منظور تسهيل امر تصميم گيرى درباره پرونده همكارى كند و تنها حقايق را بيان كند. همچنين به پناهجو يادآورى مي شود كه مصاحبه تعيين وضعیت پناهندگى و روند تصميم گيرى رايگان مي باشد، و در صورت مشاهده هرگونه تخلف و كلاهبردارى گزارش دهد
در صورتی که درخواست های احتمالی پناهجویان در مورد همراهی توسط نماینده ى حقوقی یا شخص ثالث در مصاحبه در موقع مقرر دریافت شود، كميسارياى عالى سازمان ملل متحد در امور پناهندگان آنها را بررسی خواهد کرد تا در طول مصاحبه ى تعیین پناهندگی با حضور نماینده ى قانونی پناهجو٬ یا شخص ثالثی که عملکرد و نوع مشارکت آنها توسط كميسارياى عالى سازمان ملل متحد در امور پناهندگان و منطبق با قوانین استاندارد جاری سازمانی باشد مد نظر قرار می گیرد. برای اختیار دادن به این شخص یا نماینده امضای پناهجو نیاز است که كميسارياى عالى سازمان ملل متحد در امور پناهندگان به این منظور فرمی تهیه کرده است. نماینده صاحب صلاحیت که توسط پناهجو تعیین شده و از طرف كميسارياى عالى سازمان ملل متحد در امور پناهندگان نیز به رسمیت شناخته شده است می تواند مدارک، درخواست ها و عرض حال را از طرف پناهجو ارائه کند و كميسارياى عالى سازمان ملل متحد در امور پناهندگان آنها را مد نظر قرار داده و به عنوان الزامات پیگیری خواهد کرد